1
Kontrolü Yapacak Kişinin Yetkisi
Firmanın ticari unvanı kadar, sahaya gelecek kişinin ilgili ekipman grubunda periyodik kontrol yapmaya yetkili olup olmadığı önemlidir. Yetkili kişinin meslek ve kayıt bilgileri doğrulanmalıdır.
İşletmeler İçin Firma Seçim Rehberi
Periyodik Kontrol Firması Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Periyodik kontrol firması seçimi yalnızca alınan teklifin toplam bedeline göre yapılmamalıdır. Kontrolü gerçekleştirecek kişinin yetkisi, ekipman grubuna uygun teknik uzmanlık, İSG-KATİP sözleşmesi, kullanılan kontrol yöntemi, raporun izlenebilirliği ve kontrol sonrasındaki iletişim süreci birlikte değerlendirilmelidir.
Doğru firma, yalnızca rapor düzenleyen değil; doğru ekipmanı
doğru kapsamda kontrol eden firmadır.
İşletmeler firma seçerken marka bilinirliğinden veya tek satırlık
fiyat teklifinden önce kontrolü fiilen gerçekleştirecek yetkili
kişinin kaydını, ekipman grubu uzmanlığını, sözleşme sürecini,
kontrol kriterlerini, cihaz altyapısını ve rapor kalitesini
doğrulamalıdır.
Periyodik kontrol hizmetinde asıl ürün bir PDF rapor değildir. Asıl hizmet; iş ekipmanının doğru tanımlanması, uygun yöntemle incelenmesi, gerekli testlerin uygulanması, tespitlerin anlaşılır biçimde raporlanması ve işletmenin hangi ekipman için hangi aksiyonu alması gerektiğinin ortaya konulmasıdır.
Bu nedenle teklif alırken yalnızca “kaç ekipman var?” sorusuna verilen toplam rakama bakmak yeterli olmaz. Örneğin forklift, hava tankı, elektrik tesisatı ve üretim tezgâhı aynı tesiste bulunsa bile her biri farklı teknik uzmanlık, kontrol kriteri ve saha hazırlığı gerektirir. Periyodik kontrol hizmetleri ekipman gruplarına göre ayrı kapsamlarla planlanmalıdır.
Periyodik Kontrol Firması Seçiminde 9 Temel Kriter
2
Ekipman Grubuna Uygun Uzmanlık
Kaldırma ekipmanları, basınçlı kaplar, elektrik tesisatları, tezgâhlar ve raf sistemleri aynı teknik değerlendirmeye tabi tutulmaz.
3
İSG-KATİP Sözleşme Süreci
Zorunlu kapsamda bulunan ekipmanların kontrolünde, işveren ile yetkili kişi arasındaki sözleşme sürecinin hizmetten önce tamamlanması gerekir.
4
Kontrol ve Test Yöntemi
Görsel kontrol, fonksiyon testi, yük testi, basınç testi veya ölçüm gibi uygulanacak yöntemler ekipmanın türüne göre açıklanmalıdır.
5
Ölçüm Cihazları ve Kalibrasyon
Kullanılacak ölçüm ve test cihazlarının uygunluğu, kalibrasyon durumu ve ölçüm aralığı raporun güvenilirliği açısından değerlendirilmelidir.
6
Raporun İzlenebilirliği
Rapor; ekipman kimliğini, yöntemi, test sonuçlarını, uygunsuzlukları, yetkili kişi bilgilerini ve teknik kanaati açık biçimde içermelidir.
7
Saha Planlama Yeteneği
Ekipmanların duruş zamanı, erişim koşulları, test yükü, operatör ihtiyacı ve üretim planı kontrol öncesinde netleştirilmelidir.
8
Uygunsuzluk Sonrası İletişim
İşletmenin rapordaki uygunsuzlukları anlayabilmesi, ekipman bazında aksiyon planı oluşturabilmesi ve tekrar kontrol sürecini planlayabilmesi önemlidir.
9
Belge ve Kapsam Şeffaflığı
Yetki, kayıt veya akreditasyon kapsamıyla ilgili belgeler talep edildiğinde erişilebilir ve kontrol edilebilir olmalıdır.
Firma Adından Önce Yetkili Kişiyi Kontrol Edin
Periyodik kontrol hizmeti bir şirketten satın alınsa da teknik kontrolü gerçekleştiren ve raporu imzalayan kişi belirleyicidir. Raporda periyodik kontrolü yapan kişinin adı, mesleği, kayıt bilgileri ve imzası bulunmalıdır.
Teklif aşamasında aşağıdaki bilgiler açıkça sorulmalıdır:
- Kontrolü gerçekleştirecek kişinin adı ve teknik mesleği nedir?
- Yetkisi kontrol edilecek ekipman grubunu kapsıyor mu?
- İSG-KATİP sözleşmesi hangi aşamada oluşturulacak?
- Kontrolü yapan kişi raporu bizzat imzalayacak mı?
- Sahaya gelen kişiyle raporu imzalayan kişi aynı mı?
Sahada karşılaşılan kritik risk:
Teklifin bir firma tarafından verilmesi, kontrolün otomatik olarak
uygun yetkili kişi tarafından yapılacağı anlamına gelmez.
İşletme, kontrol günü sahaya gelen kişinin bilgilerini sözleşme
ve rapor üzerindeki kişiyle karşılaştırmalıdır.
Yetkili kişi ve teknik branş konusunu daha ayrıntılı incelemek için periyodik kontrolü kimler yapabilir? rehberine göz atabilirsiniz.
Saha Planlamasında Tekliften Önce Görülmeyen Ayrıntılar
Periyodik kontrol tekliflerinde en sık yaşanan uyuşmazlık, işletmenin ekipman listesi ile sahadaki gerçek ekipmanların birbiriyle eşleşmemesidir. Listede “vinç”, “kompresör” veya “makine” şeklinde yer alan genel ifadeler doğru kontrol yöntemini, yetkili kişi branşını ve saha süresini belirlemeye yetmez.
Saha çalışmalarında aynı seri numarasının birden fazla ekipmanda kullanılması, kapasite bilgilerinin eksik olması, ekipmanın farklı bölüme taşınmış olması, önceki raporların hazır bulunmaması ve test yükünün kontrol gününe hazırlanmaması gibi durumlarla karşılaşılabilir.
Bu nedenle iyi bir periyodik kontrol firması, tekliften önce yalnızca ekipman adedini istemekle yetinmez. Ekipman adı, kapasite, marka-model, lokasyon, çalışma şekli ve önceki kontrol bilgilerini de talep eder.
Kontrol günü öncesindeki hazırlıkların nasıl ilerlediğini periyodik kontrol süreci içeriğinden inceleyebilirsiniz.
Periyodik Kontrol Teklifleri Nasıl Karşılaştırılmalı?
İki teklif arasında yalnızca toplam tutarı karşılaştırmak, hizmet kapsamındaki önemli farkları görünmez hale getirebilir. Sağlıklı karşılaştırma için teklifler aynı ekipman listesi ve aynı teknik kapsam üzerinden hazırlanmalıdır.
| Karşılaştırma kriteri | Yetersiz teklif örneği | Doğru yaklaşım |
|---|---|---|
| Ekipman tanımı | 10 adet makine kontrolü | Her ekipmanın türü, kapasitesi ve kontrol grubunun ayrı belirtilmesi |
| Kontrol yöntemi | Periyodik kontrol yapılacaktır | Görsel kontrol, fonksiyon testi, ölçüm ve gerekli testlerin açıklanması |
| Yetkili kişi | Uzman personel gönderilecektir | Meslek, yetki kapsamı ve kayıt bilgilerinin doğrulanması |
| İSG-KATİP | Sözleşme bilgisi bulunmuyor | Sözleşmenin kontrol öncesinde hazırlanacağının belirtilmesi |
| Raporlama | Rapor teslim edilecektir | Rapor içeriği, teslim süresi ve doğrulama yönteminin açıklanması |
| Saha hazırlığı | Kontrol günü gelinir | Test yükü, operatör, erişim, duruş ve güvenlik koşullarının önceden planlanması |
| Kontrol sonrası | Rapor sonrası destek belirtilmiyor | Uygunsuzlukların açıklanması ve tekrar kontrol sürecinin tanımlanması |
Rapor Örneği İstemek Neden Önemlidir?
Teklif alınan firmadan, işletme bilgileri gizlenmiş örnek bir rapor istenmesi rapor kalitesini önceden değerlendirmeye yardımcı olur. Örnek raporda yalnızca kapak sayfasına değil; ekipman kimliği, kontrol yöntemi, ölçüm sonuçları, uygunsuzluk açıklamaları ve sonuç bölümüne bakılmalıdır.
- Ekipmanın marka, model, seri numarası ve kapasitesi açık mı?
- Kontrol başlangıç ve bitiş bilgileri bulunuyor mu?
- Uygulanan test veya ölçüm yöntemi belirtilmiş mi?
- Ölçüm sonuçları yalnızca “uygun” ifadesiyle mi geçilmiş?
- Uygunsuzluklar ekipman üzerindeki konumuyla açıklanmış mı?
- Sonuç ve kanaat bölümü anlaşılır mı?
- Yetkili kişinin meslek, kayıt ve imza bilgileri mevcut mu?
- Bir sonraki kontrol tarihi belirtilmiş mi?
Raporlarda bulunması gereken temel alanları periyodik kontrol raporunda neler olmalı? içeriğinden inceleyebilirsiniz.
Akreditasyon Belgesinde Yalnızca Logoya Bakmayın
Firma web sitesinde veya teklif dosyasında bir akreditasyon belgesi bulunması, bütün ekipman gruplarının aynı kapsamda kontrol edildiğini göstermez. Belgenin güncel olup olmadığı, hangi standarda göre düzenlendiği ve kapsam ekinde hangi ekipmanların bulunduğu kontrol edilmelidir.
Özellikle kapsam doğrulaması gereken ekipmanlarda belge üzerindeki kuruluş adı ile hizmeti sunan ticari unvanın ve kapsam bilgilerinin birbiriyle uyumlu olması önemlidir.
Kurumsal belge ve kapsam bilgilerine TÜRKAK akreditasyon sayfasından; ilgili prosedür ve belgelere kurumsal dokümanlar alanından ulaşılabilir.
Teklif Vermeden Önce Firmaya Sorulması Gereken Sorular
Teknik kapsam soruları
- Hangi ekipman gruplarında hizmet veriyorsunuz?
- Kontrol edilecek ekipmanlar için hangi yöntemleri uygulayacaksınız?
- Yük veya basınç testi gerekiyor mu?
- Test için ekipmanın üretimden çıkarılması gerekiyor mu?
- Kontrol sırasında operatör veya teknik personel talep edilecek mi?
Yetki ve sözleşme soruları
- Kontrolü yapacak kişinin teknik mesleği nedir?
- İSG-KATİP sözleşmesi ne zaman oluşturulacak?
- Kontrol ekibinde birden fazla uzman bulunacak mı?
- Akreditasyon veya kapsam doğrulaması gereken ekipmanlar hangileridir?
Raporlama ve süreç soruları
- Raporlar kontrol sonrasında kaç iş günü içinde teslim edilir?
- Raporların çevrim içi doğrulaması yapılabilir mi?
- Uygunsuzlukların açıklanması için teknik bilgilendirme sağlanıyor mu?
- Onarım sonrasında tekrar kontrol süreci nasıl ilerliyor?
- İtiraz veya düzeltme talepleri hangi prosedürle değerlendiriliyor?
Farklı Ekipman Grupları İçin Aynı Firma Yeterli Olabilir mi?
Bir firmanın birden fazla ekipman grubunda hizmet vermesi mümkündür. Ancak her grubun yetkili kişisi, kontrol yöntemi ve rapor kriteri ayrıca değerlendirilmelidir.
Firma Seçiminde Kırmızı Bayraklar
- Ekipman listesi istenmeden toplu fiyat verilmesi
- Kontrolü gerçekleştirecek kişinin açıklanmaması
- İSG-KATİP sözleşmesinden bahsedilmemesi
- Bütün ekipmanlar için aynı yöntemin kullanılacağının söylenmesi
- Test ve ölçüm cihazlarının bilgilerinin sunulmaması
- Rapor örneğinin paylaşılmaması
- Sahaya gelen kişiyle raporu imzalayan kişinin farklı olması
- Uygunsuzlukların yalnızca tek kelimeyle açıklanması
- Belge kapsamı sorulduğunda yalnızca logo gösterilmesi
- Kontrol sonrasında teknik sorulara cevap verecek muhatap bulunamaması
Periyodik Kontrol Firması Seçimi Hakkında Sık Sorulan Sorular
Periyodik kontrol firması seçerken ilk olarak ne kontrol edilmelidir?
İlk olarak kontrolü fiilen gerçekleştirecek kişinin ilgili
ekipman grubunda yetkili olup olmadığı ve teknik mesleği
kontrol edilmelidir. Firma adı tek başına teknik yetkinliği
doğrulamak için yeterli değildir.
En düşük fiyatı veren periyodik kontrol firması tercih edilmeli mi?
Teklifler yalnızca toplam fiyat üzerinden
karşılaştırılmamalıdır. Ekipman kapsamı, kontrol yöntemi,
testler, yetkili kişi, sözleşme, rapor içeriği ve saha
planlaması birlikte değerlendirilmelidir.
İSG-KATİP sözleşmesi kontrol öncesinde mi yapılır?
Zorunlu periyodik kontrol kapsamındaki sözleşme süreci,
kontrol hizmeti başlamadan önce işveren ve yetkili kişi
arasında tamamlanmalıdır.
Periyodik kontrol firması rapor örneği paylaşmalı mı?
İşletme ve kişisel bilgiler gizlenmiş bir örnek rapor,
firmanın raporlama kalitesini değerlendirmeye yardımcı
olur. Ekipman kimliği, yöntem, sonuçlar ve uygunsuzluk
açıklamaları incelenmelidir.
Akreditasyon belgesi bütün ekipmanları kapsar mı?
Hayır. Akreditasyon ve yetki belgelerinin belirli bir
kapsamı bulunabilir. Belgenin güncel olması ve kontrol
talep edilen ekipman grubunu kapsaması gerekir.
Firma kontrol sonrası uygunsuzlukları gidermek zorunda mı?
Periyodik kontrol firması uygunsuzlukları teknik olarak
tespit eder ve raporlar. Bakım ve onarım işlemlerinin
gerçekleştirilmesi işletmenin sorumluluğundadır.